KI in der Unternehmenskommunikation

Forschung

Die Unternehmenskommunikation verlagert sich seit Jahren zunehmend in den digitalen Raum: Website, Social-Media-Kanäle und Newsletter gehören für viele Unternehmen zum Tagesgeschäft. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen übernehmen oft nur wenige Personen diese vielfältigen Aufgaben, manchmal sogar neben vielen anderen Tätigkeiten.

Künstliche Intelligenz (KI) kann dabei eine wertvolle Unterstützung sein. Sie hilft, Routineaufgaben schneller zu erledigen, neue Ideen zu entwickeln und spart Zeit bei der Erstellung von Inhalten. Gleichzeitig zeigt unsere Arbeit mit mittelständischen Unternehmen: Der größte Erfolg entsteht nicht dadurch, möglichst viele KI-Tools einzusetzen. Entscheidend ist vielmehr, KI sinnvoll in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren und die Mitarbeitenden effektiv in der Anwendung von KI zu schulen.

KI ist kein Ersatz, sondern eine Unterstützung

Gute Kommunikation lebt von Persönlichkeit, Erfahrung und einem tiefen Verständnis für Kundinnen und Kunden. Genau das kann KI nicht ersetzen, sie kann jedoch zeitaufwendige Routinearbeiten übernehmen und die Mitarbeitenden in mittelständischen Unternehmen so entlasten.

KI hilft beispielsweise dabei,

erste Entwürfe für Blogartikel oder Pressemitteilungen zu erstellen,
Social-Media-Beiträge für verschiedene Plattformen zu formulieren,
Ideen für Kampagnen oder Content-Serien zu entwickeln,
Texte sprachlich zu verbessern oder zusammenzufassen,
Zielgruppen oder Kommunikationsmaßnahmen zu analysieren.

So bleibt mehr Zeit für den persönlichen Austausch, kreative Ideen und strategische Entscheidungen.
Eine wichtige Botschaft für Unternehmen: KI liefert nicht automatisch fertige Kommunikation. Sie liefert Entwürfe, Varianten und Impulse. Die Qualität entsteht durch die Verbindung von KI-Unterstützung und menschlicher Erfahrung.

Direkt anfangen: Pilotprojekte statt Komplettlösungen

Der Einstieg in KI muss nicht kompliziert sein. Oft ist es sinnvoller, mit einem konkreten Anwendungsfall zu beginnen, statt auf die perfekte Lösung zu warten. Dabei lohnt es sich, Mitarbeitenden Zeit zum Ausprobieren zu geben.

Kleine Pilotprojekte haben einen großen Vorteil: Sie ermöglichen es, erste Erfahrungen zu sammeln, ohne bestehende Prozesse komplett umzustellen. Gleichzeitig wachsen das Vertrauen der Mitarbeitenden in die neuen Möglichkeiten, die Bereitschaft, KI auszuprobieren, und die gemeinsame Fähigkeit, aus Erfahrungen zu lernen. Viele Unternehmen machen auch gute Erfahrungen mit kleinen Experimentiergruppen oder regelmäßigen Austauschrunden. Dort werden neue Anwendungen getestet, hilfreiche Prompts geteilt und Erfahrungen gemeinsam diskutiert. So entstehen neue KI-Kompetenzen in den Betrieben und mehr Sicherheit im Umgang mit den neuen Werkzeugen.

Unsere Checkliste für Pilotprojekte:

Ziele definieren: Was soll KI verbessern?
Vorbereitung & Richtlinien: Datenqualität sichern, EU AI Act einhalten, Richtlinien erstellen
Change-Management & Team einbinden: Mitarbeitende informieren, schulen, KI als Coach nutzen
Testphase: Pilotprojekte starten, Tools auswählen, Abläufe anpassen
Langfristiger Einsatz und Optimierung: KPIs messen, Feedback einholen, KI kontinuierlich verbessern

Unternehmen können beispielsweise mit einem kleinen, konkreten Bereich Ihrer Website, zum Beispiel einer Leistungsseite, einem Über-uns-Text oder einer Produktbeschreibung starten. KI kann Verbesserungsvorschläge erstellen und dabei helfen, Texte verständlicher zu formulieren, stärker auf die Zielgruppe auszurichten und klare Nutzenargumente herauszuarbeiten. Danach kann das Ergebnis gemeinsam im Team geprüft werden. So sammelt das Team erste KI-Erfahrungen, ohne neue Inhalte von Grund auf entwickeln zu müssen.

Einn Praxisbeipspiel: https://www.digitalzentrum-zukunftskultur.de/praxisbeispiele/digitalisierung-als-veraenderungsprozess-hybride-workshop-reihe-fuer-personaldienstleister-15758/

Mit einer KI-Strategie langfristig erfolgreich

Erfahrungsberichte zeigen, dass Unternehmen mit einer klaren KI-Strategie erfolgreicher sind als Unternehmen, die KI planlos einsetzen. Dabei muss eine Strategie nicht kompliziert sein. Wichtig ist, dass sie zum Unternehmen passt und gemeinsam entwickelt wird, damit keine abteilungsexklusiven Insellösungen entstehen.

Zentrale Fragen sind:

Welche Aufgaben kosten uns heute besonders viel Zeit?
Wo kann KI sinnvoll unterstützen?
Welche Kompetenzen möchten wir aufbauen?
Wie messen wir den Erfolg?
Welche Tools passen zu unseren Anforderungen?
Welche Regeln gelten für Datenschutz, Urheberrecht und Qualität?

Aus diesen Fragen entsteht Schritt für Schritt eine individuelle KI-Strategie.

Ein Praxisbeispiel:
Ein mittelständisches Unternehmen möchte LinkedIn regelmäßiger nutzen. Statt jeden Beitrag neu zu entwickeln, erstellt das Kommunikationsteam mit KI zunächst Themenideen und Beitragsentwürfe. Das Team ergänzt Fachwissen, Beispiele aus dem Unternehmen und die passende Tonalität. So entsteht ein effizienterer Prozess, ohne dass die Kommunikation beliebig wirkt.

Wer Zielgruppe und eigenes Ziel kennt, gewinnt

Viele Unternehmen erwarten, dass KI auf Knopfdruck perfekte Texte liefert. In der Praxis funktioniert das selten. KI „denkt“ nicht selbst, sie kalkuliert eine „passende“ Antwort. Wichtig hier: „passend“ im Sinne der KI und nicht im Sinne der Zielgruppe. Hierbei kann viel Information und Herz verloren gehen und individuelle Texte werden generisch.

Die besten Ergebnisse erschließen sich, wenn die KI möglichst viele Informationen und eine präzise Problembeschreibung erhält. In Unternehmen haben sich folgende Fragen vor der KI-Nutzung bewährt:

Wer soll den Text lesen?
Was möchten Sie erreichen?
Welche Informationen dürfen nicht fehlen?
Gibt es positive Textbeispiele?

Gute Prompts bestimmen das KI-Ergebnis

Damit KI sinnvoll eingesetzt werden kann, braucht sie präzise, durchdachte Vorgaben und eine gute Datenbasis. Denn: KI orientiert sich an allgemeinen Sprachmustern. Die Kommunikation eines Unternehmens beruht jedoch auf den eigenen Erfahrungen, Werten und dem individuellen Schreibstil. Ein starker Prompt versorgt die KI mit den notwendigen Informationen. Das macht das sogenannte Prompt Engineering zu einer der wichtigsten Fähigkeiten im Umgang mit KI im Unternehmen.

Wenn Unternehmen ihre Zielgruppen beschreiben, ihre Tonalität festlegen oder Beispiele bereits veröffentlichter Texte zur Orientierung zeigen, entstehen individuelle Texte und gute Bilder, die zur individuellen Marke passen.

Prompt-Inhalte auf die Unternehmen unbedingt setzen sollten:

Rolle: Wen soll die KI darstellen? (z. B. Redakteur, Texter, Marketer)
Informationen zum Unternehmen: Produkte, Services, USP
Markensprache & Werte: Wie klingt eure Marke? Wofür steht ihr?
Zielgruppe: Wer liest den Text? Welche Bedürfnisse & Probleme gibt es?
konkrete Details und Anweisungen mit Kontext
Beispiele: Zeigt der KI-Beispieltexte, die ihr gut findet!
Hinweise an das Format (Social-Media-Beitrag, Blog-Artikel, Flyer,…) und konkrete Erwartungen an das Layout (Stichwörter, Abschnitte, etc.)

Kurzes Prompt-Beispiel:

Schreibe einen LinkedIn-Beitrag für ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen. Zielgruppe sind Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer kleiner Industriebetriebe. Thema: Warum regelmäßige Wartung Produktionsausfälle reduziert. Tonalität: professionell, klar, lösungsorientiert. Länge: maximal 1.200 Zeichen. Schließe mit einer Frage zur Interaktion ab.

Solche konkreten Vorgaben helfen der KI, passendere Entwürfe zu erstellen. Noch bessere Ergebnisse entstehen häufig im Dialog: durch Nachfragen, Varianten, Überarbeitungen und gezieltes Feedback.

Qualitätsprüfung durch die Mitarbeitenden

KI kann Fehler machen. Informationen können unvollständig, veraltet oder falsch sein. Deshalb sollte jeder KI-generierte Inhalt vor der Veröffentlichung von Unternehmen geprüft werden. Aus einem guten Entwurf der KI wird erst durch menschliche Erfahrung ein überzeugender Beitrag. Genau so bleiben Texte authentisch, unverwechselbar und ethisch vertretbar.

Ansätze der Qualitätsprüfung:

Stimmen alle Fakten?
Passt der Text zu unserem Unternehmen und zu unserer Marke?
Werden die richtigen Zielgruppen angesprochen?
Sind Quellen und Aussagen nachvollziehbar?
Gibt es rechtliche oder datenschutzrelevante Risiken?

KI-Richtlinien schaffen Sicherheit

Je häufiger KI genutzt wird, desto wichtiger werden gemeinsame Regeln. Eine KI-Richtlinie gibt Mitarbeitenden Orientierung und Sicherheit im Arbeitsalltag.

Sie beantwortet Fragen im Unternehmen, wie:

Welche KI-Tools dürfen genutzt werden?
Welche Unternehmensdaten dürfen eingegeben werden?
Wer überprüft KI-generierte Inhalte?
Wie gehen wir mit Datenschutz und Urheberrecht um?
Wie werden KI-Inhalte gekennzeichnet?
Wer ist für Freigaben verantwortklich?

Eine KI-Richtlinie soll Innovation nicht verhindern, sondern Verantwortung ermöglichen.

Fazit: KI erfolgreich in die Kommunikation integrieren

Künstliche Intelligenz eröffnet für mittelständische Unternehmen die Chance, Kommunikationsaufgaben effizienter zu gestalten und gleichzeitig neue kreative Möglichkeiten zu entdecken. Der wichtigste Schritt besteht nicht darin, möglichst viele Tools einzuführen, sondern mit einem konkreten Anwendungsfall. So können Unternehmen Erfahrungen sammeln, den Austausch in den Teams fördern und gemeinsam Regeln für die KI-Nutzung einführen. So werden Schritt für Schritt Kompetenzen aufgebaut.

Erfolgreiche Kommunikation entsteht auch in Zukunft nicht durch Künstliche Intelligenz allein. Sie wird als Werkzeug eingesetzt – von einem Menschen mit Fachwissen, Strategie, Verantwortung und einem Blick für die Zielgruppe. KI als Werkzeug hilft, Ideen schneller umzusetzen, die Zielgruppen besser zu erreichen und mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen.

Weitere Artikel zum Thema auf der Website des Mittelstand-Digital Zentrums Zukunftskultur finden Sie hier: https://www.digitalzentrum-zukunftskultur.de/schwerpunkte/werkzeugkoffer-ki-im-marketing/

Zurück